Gestire un’azienda non è un’impresa facile. L’amministrazione e la registrazione delle varie voci di spesa che si accompagnano all’attività aziendale, ed effettuate dai dipendenti, è uno degli aspetti più critici. Edenred, società francese specializzata nei servizi alle attività economiche ha così sviluppato Expendia Smart, uno strumento in grado di registrare tutte le spese aziendali effettuate dai dipendenti. Insomma un servizio di sicuro interesse che permette di realizzare una registrazione agevole di tutti i pagamenti effettuati dai lavoratori.
Expendia Smart, come funziona?
Indice dei contenuti
In pratica la Edenred eroga una o più carte prepagate che l’imprenditore, a sua volta, consegna ai vari dipendenti. Questi ultimi utilizzeranno la card per tutte le operazioni legate all’attività aziendale. I dati delle transazioni vengono inviati immediatamente ad un database che li registra.
A fine mese il lavoratore invierà la richiesta di rimborso su internet. La compagnia, a questo punto, controllerà le voci di spesa effettuate nell’apposita lista, nel frattempo realizzata dal programma, dando l’ok per il rimborso. Insomma tre passaggi semplici, ma fondamentali per procedere dapprima alla registrazione e poi alla liquidazione delle spese.
I moduli della card
Sono tre le tipologie di carta che possono essere sottoscritte con Expendia Smart. Esiste la “Gestione Imprese” che consente di controllare le varie spese aziendali con estrema facilità. Al modulo è abbinata una carta prepagata che sarà utilizzata dal dipendente ogni volta che dovrà affrontare una spesa, ma solo se inerente all’attività lavorativa.
Anche i consumi di carburante possono essere registrati attraverso la carta Expendia Smart. Si tratta di un modulo il cui utilizzo è finalizzato al consumo di carburante ed alla gestione delle flotte aziendali. Il funzionamento della procedura di rimborso non si discosta dal modulo classico e prevede, anche in questo caso, l’utilizzo di una carta prepagata.
Ma è “Travel” la funzione più avanzata. Si tratta di un servizio orientato alla pianificazione dei viaggi aziendali attraverso le operazioni di Self Booking.
Insomma le caratteristiche di Expendia Smart sono quelle di un servizio davvero avanzato ed in grado di favorire una gestione dell’azienda in maniera strutturata.
Expendia Smart, i vantaggi
In sostanza Expendia Smart è una card che può essere richiesta sia come carta al portatore che nominativa. E’ importante tenere presente, inoltre, che le operazioni di ricarica della card non prevedono costi come anche per l’invio di comunicazioni su internet mentre alla procedura cartacea è applicata una commissione di venti euro.
La card consente di gestire agevolmente l’intero processo di approvazione delle spese con la possibilità di definire diversi profili per i vari dipendenti in base alle loro mansioni ed alle caratteristiche. Il manager, inoltre, ha la possibilità di controllare direttamente gli spostamenti e le varie spese dei lavoratori con la facoltà di approvare o meno il rimborso.
Ogni tipo di spesa che non rispetti le direttive aziendali può non essere rimborsata mentre, per quanto riguarda il carburante, è possibile accedere al recupero agevolato dell’Iva. Il dipendente, inoltre, può compilare la nota delle spese attraverso un sistema davvero semplice.
Ed è proprio la semplicità a caratterizzare l’app che Edenred ha messo in campo per affiancare l’Expendia Smart.
App My Expense: registrare le spese attraverso lo smartphone
Si tratta di un’applicazione semplice ed intuitiva che consente al dipendente di tenere d’occhio le proprie spese in ogni momento attraverso il proprio smartphone. Attraverso My Expense è possibile controllare il saldo, approvare le spese realizzate e richiedere il corrispettivo rimborso.
I vari costi possono essere raggruppati in base al giorno, il mese o l’anno in cui sono stati effettuati. Con l’app è possibile gestire fino a cinque conti ed inserire delle scadenze per le spese future e periodiche. Una specifica funzione consente di visualizzare l’andamento statistico, anno per anno, delle spese nei vari ambiti.
L’utente è in grado, inoltre, di scaricare l’intera lista di spese in un documento PDF e stamparla. L’applicazione è attivabile sia per gli smartphone Android che per gli iPhone. La versione di base è gratuita.
